المشتريات الإدارية

المشتريات

الأسئلة الشائعة حول المشتريات


مرحبًا بك في صفحة الأسئلة الشائعة الخاصة بقسم المشتريات، حيث يمكنك العثور على إجابات للأسئلة الشائعة حول عمليات المشتريات في الجامعة. سواء كنت عضوًا في هيئة التدريس أو الموظفين وتبحث عن عملية شراء، أو بائعًا مهتمًا بإجراء أعمال تجارية مع الجامعة، أو تبحث فقط عن معلومات حول سياسات المشتريات، سيساعدك هذا الدليل على التنقل بين الموضوعات الرئيسية، بما في ذلك:

  • المبادئ التوجيهية العامة للمشتريات: فهم دور المشتريات، وكيفية التواصل، وعملية الشراء.
  • استخدام JavelinaBuy: خطوات البدء في عمليات الشراء، وإيجاد العقود، واستخدام اتفاقيات التعاون.
  • العقود والاتفاقيات: تعليمات لتقديم عقود جديدة، والعثور على الاتفاقيات الموجودة، ومتى تستخدم نماذج عدم المسؤولية.
  • بطاقات المشتريات (P-Cards): معلومات حول طلب بطاقات الشراء واستخدامها وإدارتها، بما في ذلك القيود.
  • معلومات البائع والتعاونية: إرشادات بشأن تسجيل البائعين، والمشاركة في العطاءات، واستخدام الشبكات التعاونية للشراء.
  • التدريب والموارد: برامج التدريب المتاحة، وتتبع الميزانية، وموارد سياسة المشتريات.

ما هي المشتريات ولماذا هي مهمة؟
المشتريات هي عملية الحصول على السلع والخدمات ومشاريع البناء. وهي تتضمن التخطيط والاختيار والتفاوض والشراء لضمان تلبية الجامعة لاحتياجاتها التشغيلية بكفاءة وبما يتوافق مع لوائح الدولة والجامعة.

ماذا يفعل قسم المشتريات؟
تتولى إدارة المشتريات إدارة أنشطة الشراء الخاصة بالجامعة، بما في ذلك اختيار الموردين، والتفاوض على العقود، وإدارة بطاقات الشراء، وضمان الامتثال لسياسات وأنظمة المشتريات. كما تدعم الأقسام في الحصول على منتجات وخدمات عالية الجودة بأسعار تنافسية.

كيف يمكنني التواصل مع قسم المشتريات؟
الطريقة المفضلة هي عبر البريد الإلكتروني على Procurement@tamuk.edu  يمكنك أيضًا الاتصال بنا خلال ساعات العمل (من الاثنين إلى الجمعة، من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً) على الرقم 361-593-. في حالة وجود أي مشاكل طارئة، يمكنك التواصل معنا عبر الرسائل في Teams.

كيف أبدأ عملية الشراء؟
يجب أن تبدأ عمليات الشراء من خلال JavelinaBuy، نظام الشراء الإلكتروني الخاص بالجامعة. قم بتسجيل الدخول إلى JavelinaBuy، وإنشاء طلب، ثم حدد البائع المناسب أو اتفاقية التعاون. للحصول على الإرشادات، راجع [دليل مستخدم JavelinaBuy] (أدخل الرابط).

ما هو JavelinaBuy وكيف أستخدمه؟
JavelinaBuy هو نظام الشراء عبر الإنترنت الخاص بالجامعة لشراء السلع والخدمات. وهو يوفر إمكانية الوصول إلى الكتالوجات والبائعين المعتمدين ومعلومات العقود. ويتوفر التدريب للمستخدمين الجدد، بما في ذلك أساسيات الشراء الفردية قبل تنفيذ الطلبات. الاتصال Procurement@tamuk.edu للتسجيل!

كيف يمكنني العثور على العقود في JavelinaBuy واستخدامها؟
ابحث في JavelinaBuy عن العقود الحالية من خلال النقر على اسم البائع وتحديد علامة التبويب "العقود". إذا كان هناك اتفاق، فقم بتضمين رقم العقد لكل بند في الطلب. ينطبق هذا على الاتفاقيات بين الوكالات أو اتفاقيات TAMUK التي أبرمها فريق إدارة العقود. يمكنك أيضًا الاتصال بـ Contracts@tamuk.edu للدعم.

متى يجب علي استخدام اتفاقية التعاون؟
تعتبر الاتفاقيات التعاونية مثالية للمشتريات حيث يمكن للجامعة الاستفادة من التسعير المتفق عليه مسبقًا من خلال المنظمات التعاونية. استخدمها عندما يكون هناك عقد موجود بالفعل يلبي احتياجاتك من السلع أو الخدمات.

ما هي أنواع المشتريات التي تتطلب تقديم عروض تنافسية؟
تتطلب المشتريات التي تزيد قيمتها عن 25,000 دولار عادةً تقديم عطاءات تنافسية ما لم تكن مغطاة بعقد حكومي أو تعاوني. لمعرفة الحدود المحددة، راجع إرشادات المشتريات الخاصة بالجامعة.

ما هو الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء؟
الطلب هو طلب لشراء سلع أو خدمات للموافقة عليه، في حين أن أمر الشراء (PO) هو الطلب الرسمي المرسل إلى البائع بعد الموافقة على الطلب.

كيف أطلب عقد جديد؟
قم بتقديم نموذج طلب العقود. سيتم مراجعة النموذج من قبل مسؤول العقد. يمكن العثور على هذا النموذج على صفحة إدارة العقود.

ما هي عملية مراجعة العقد والموافقة عليه؟
تخضع العقود للمراجعة القانونية والمشتريات للتأكد من الامتثال والمخاطر والاعتبارات المالية. ويدير مسؤول العقود هذه العملية، ويضمن أن جميع الاتفاقيات تلبي معايير الجامعة.

من المسؤول عن صياغة الاتفاقيات؟
لا يُطلب من الأقسام صياغة اتفاقيات. قم بتوفير نموذج للبائع أو ستستخدم إدارة المشتريات نموذجًا معتمدًا من OGC بناءً على المعلومات المقدمة.

كيف يمكنني معرفة ما إذا كان هناك عقد قائم مع البائع؟
تحقق من علامة التبويب "العقود" في JavelinaBuy ضمن ملف تعريف البائع. إذا كان هناك اتفاق، فقم بتضمين رقم العقد في الطلب.

ما هي الاتفاقيات بين الوكالات، ومتى تنطبق؟
الاتفاقيات بين الوكالات هي عقود بين وكالات أو مؤسسات حكومية. وهي تنطبق عندما تتعاون TAMUK مع كيان حكومي آخر.

ما هي متطلبات استخدام نماذج عدم المسؤولية؟
يتوفر نموذجان: أحدهما للمشاريع التي تهدد الحياة والآخر للشركات الصغيرة التي تزور الحرم الجامعي. حدد النموذج المناسب بناءً على مستوى مخاطر المشروع وراجع عقود صفحة لمزيد من المعلومات، يمكنك أيضًا العثور على هذا على موقعنا صفحة إدارة العقود.

ما هي التعاونيات وكيف يمكنني الوصول إليها؟
التعاونيات عبارة عن شبكات تقدم أسعارًا مخفضة من خلال الشراء بالجملة. يمكنك الوصول إليها من خلال صفحة الموارد أو المواقع التعاونية.

ما هي التعاونيات المتاحة للاستخدام؟
تتعاون الجامعة مع العديد من التعاونيات، بما في ذلك BuyBoard، وSourcewell، وOmnia Partners.

كيف يمكنني البحث عن البائعين أو السلع على موقع التعاونية؟
قم بزيارة موقع الويب الخاص بالتعاونية واستخدم مرشحات البحث للعثور على البائعين أو الخدمات حسب نوع السلعة.

متى يجب أن أفكر في اتفاقيات التعاون للشراء؟
استخدمها في عمليات الشراء حيث يوفر عقد التعاون الحالي أسعارًا فعالة من حيث التكلفة ومتوافقة.

ماذا يجب أن أفعل إذا واجهت مشكلة في JavelinaBuy؟
اتصل بدعم JavelinaBuy أو قسم المشتريات. تتضمن المشكلات الشائعة الوصول إلى الحساب وأخطاء الكتالوج ومشكلات سير عمل الموافقة.

كيف يمكنني متابعة حالة طلب الشراء؟
سجّل الدخول إلى JavelinaBuy واعرض حالة طلب الشراء ضمن "طلباتي". تشير الحالات مثل "مُقدم" أو "مُعتمد" أو "مُرسل" إلى التقدم.

ماذا لو تلقيت منتجًا غير صحيح أو تالفًا؟
أخطر البائع. قم بترتيب الإرجاع أو الاستبدال وتأكد من أن جميع السجلات تعكس التغييرات.

ما هي عملية الإرجاع أو التبادل؟
اتبع سياسة الإرجاع الخاصة بالبائع وقم بتوثيق العملية في JavelinaBuy. قم بتحديث طلب الشراء أو الطلب حسب الحاجة.

من هو المخول بتوقيع العقود؟
لا يجوز إلا للمسئولين الجامعيين المصرح لهم بالتوقيع على العقود بموجب تفويض السلطة الموقع من قبل الرئيس. استشر خدمات المشتريات، حيث لا يجوز للأقسام التوقيع على الشروط والأحكام.