قبل إجراء أي نوع من عمليات الشراء نيابة عن الجامعة، هناك العديد من الإرشادات التي يجب عليك مراجعتها والأسئلة التي يجب طرحها:

---

هل الشراء مناسب؟

لقد تم منحك رصيدًا جامعيًا وقوة شرائية وتسهيلات لإجراء عمليات شراء للاستخدام الرسمي فقط. اسأل دائمًا عما إذا كان الشراء ضروريًا ومناسبًا لاحتياجات العمل وما إذا كانت المعدات أو الإمدادات الموجودة ستلبي الاحتياجات. شراء أغراض شخصية بأموال الجامعة ليس مناسبًا أبدًا. يجب أن تدعم المشتريات أحد أو أكثر من مبادئ الجامعة:

• التدريس
• أبحاث
• خدمة عامة

---

هل تقوم بشراء خدمة؟

تتطلب عمليات شراء الخدمات متطلبات محددة، ومن المرجح أن يتضمن ذلك عقدًا. قبل تقديم أي خدمةيجب على الأقسام دائمًا الاتصال بخدمات المشتريات للحصول على مزيد من الإرشادات. النموذج المناسب، المدرج في صفحة العقود الخاصة بنا هنا، ينبغي تقديمها للمراجعة من قبل إدارة خدمات المشتريات.

---

هل هناك قيود على مصدر التمويل؟

قد تكون هناك قيود على ما يمكن شراؤه أو لا يمكن شراؤه على أنواع معينة من الحسابات (أي الحسابات الفيدرالية أو الممولة من قبل الوكالات). إذا كان الحساب لديه سياسات أكثر تقييدًا من سياسات الجامعة، فسيتم تطبيق السياسة الأكثر تقييدًا.

إن عدم الامتثال لقيود التمويل قد يؤدي إلى:

• نتائج التدقيق السلبية
• الدعاية السلبية مع الموردين والمجتمع الأكبر
• فقدان التمويل

بالنسبة للتمويل الفيدرالي، يجب الحصول على موافقة على النهج المختار كتابيًا من وكالة المنح الفيدرالية.

---

ما هو المبلغ بالدولار؟

بالنسبة للمشتريات التي تزيد عن 10,000 دولار، يجب عليك مراعاة بائعي HUB، ولأي شيء بين 10,000 دولار و25,000 دولار، يجب أن تكون هناك ثلاث اقتباسات، على الأقل اثنان من بائعي HUBتساعد هذه الإرشادات على ضمان الامتثال لإجراءات المشتريات الخاصة بجامعة تكساس إيه آند إم - كينجزفيل.

---

هل المنتج متوفر في JavelinaBuy؟

تتميز JavelinaBuy بفهرسات متعددة للموردين تبيع الإمدادات والأصول الرأسمالية بأقل تكلفة إجمالية، وذلك باستخدام اتفاقيات الجامعة. يجب أن تشمل التكلفة الإجمالية أكثر من مجرد سعر السلعة، بل يجب أن تشمل أيضًا الوقت المستغرق في إصدار الطلب، والسفر، ومعالجة الفواتير، وأي شروط ضمان أو إرجاع سارية.

قد لا تتطلب عمليات الشراء من JavelinaBuy نفس متطلبات البائع HUB مثل عمليات الشراء المباشرة، ولكنها لا تزال يجب أن تتبع معايير الشراء الجامعية.

---

هل هناك اتفاقية متاحة؟

قبل إجراء عملية شراء، تأكد دائمًا من وجود اتفاقية قائمة. لدى الجامعة أنواع مختلفة من الاتفاقيات التي قد تقدم أسعارًا وشروطًا مواتية. تتضمن هذه الاتفاقيات:

• اتفاقيات الجامعة:التنافس مع الموردين الخارجيين، وضمان توفير التكاليف والحصول على شروط مواتية.
• الاتفاقيات بين الوكالات:العقود المبرمة بين جامعة تكساس في المملكة المتحدة وغيرها من الهيئات الحكومية أو المؤسسات التعليمية. ويمكن لهذه العقود أن تبسط الخدمات وتقلل التكاليف.
• الاتفاقيات التعاونية:اتفاقيات شراء تعاونية من خلال منظمات تعاونية مختلفة تقدم أسعارًا مخفضة بناءً على الشراء بالجملة للمؤسسات المتعددة.
• برامج ولاية تكساس:توفر العقود والبرامج التي تتفاوض عليها الدولة خيارات شراء إضافية للسلع والخدمات بأسعار متفاوض عليها.
• اتفاقيات رئيسية للدولة:اتفاقيات متفق عليها مسبقًا أنشأتها ولاية تكساس للسلع والخدمات المشتركة، مما يضمن الامتثال والأسعار التنافسية.

قد يؤدي استخدام أحد هذه الاتفاقيات إلى التخلص من الحاجة إلى عروض أسعار أو عطاءات متعددة. للتحقق من العقود الحالية، ابحث ضمن جافلينا. إذا كان هناك اتفاق، قم بإضافة رقم العقد إلى الطلب في هذا الحقل.

---

اختيار المورد

إذا لم تتمكن من العثور على ما تبحث عنه في JavelinaBuy أو من أحد الموردين الذين لدينا اتفاقية معهم، فقد تحتاج إلى اختيار مورد بديل (تقديم طلب غير مدرج في الكتالوج). بالنسبة للمشتريات التي تزيد قيمتها عن 10,000 دولار، يجب مراعاة بائعي HUB، وبالنسبة للمشتريات التي تتراوح قيمتها بين 10,000 دولار و25,000 دولار، يجب الحصول على ثلاثة عروض أسعار (اثنان من بائعي HUB).

---

هل هناك متطلبات تأمينية؟

أي خدمة يتم تقديمها فعليًا في الحرم الجامعي تتطلب أن يكون لدى المزود التأمين المناسب. لمزيد من التوجيهيرجى التحدث إلى قسم إدارة المخاطر المؤسسية في TAMUK.

---

هل تحصل على أفضل سعر؟

كلما أمكن، قم بالتفاوض مع البائعين للحصول على أفضل الأسعار الممكنة مع ضمان الالتزام بمعايير الجودة وسياسات الجامعة. قارن دائمًا الأسعار من موردين متعددين لضمان الحصول على قيمة للجامعة.

---

الامتثال للتصدير؛ خارج الولايات المتحدة؟

هل تشتري سلعًا لاستخدامها خارج الولايات المتحدة؟ قد تتضمن طلبات الشراء سلعًا أو معدات مصنفة أو خاضعة لسيطرة الحكومة الأمريكية. ستخضع هذه الطلبات لمراجعة من قبل سلطات مراقبة الصادرات في الحرم الجامعي لضمان الامتثال للوائح الفيدرالية.

من بين أمور أخرى، قد تحظر هذه القوانين الفيدرالية شراء/حيازة هذه العناصر أو تتطلب ترخيصًا فيدراليًا لاستخدامها من قبل مواطنين غير أمريكيين. قد يكون الترخيص الفيدرالي أو الضوابط الأخرى مطلوبة أيضًا عند شحن هذه العناصر أو نقلها أو التخلص منها.

عند إجراء عملية شراء، من المهم التحقق من حالة البائعين لضمان الامتثال للقواعد الفيدرالية والولائية. ويشمل ذلك التحقق مما إذا كان البائع محظورًا أو مستبعدًا أو موضوعًا تحت مراقبة ولاية تكساس. وقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى عدم الامتثال وقد يؤثر على عقود الجامعة وعملياتها.

 

مسئولية القسم

قبل تقديم طلب الشراء أو الطلب، يجب عليك: مسئولية القسم للتحقق من حالة البائع. يجب على الأقسام التحقق من الموارد التالية للتأكد من أن البائع يتمتع بسمعة طيبة:

 

• البائعون المحظورون: للتأكد من عدم منع البائع من الحصول على عقود فيدرالية، ابحث في موقع نظام إدارة الجوائز (SAM).
• البائعون المتخلصون: بالنسبة للقيود المتعلقة بالتخلص من الاستثمارات، وخاصة تلك التي تنطوي على كيانات أجنبية، راجع موقع نظام إدارة الجوائز (SAM) قاعدة البيانات.
• بائعي ولاية تكساس: للتحقق مما إذا كان البائع قيد الحجز في ولاية تكساس، يمكن للأقسام استخدام ميزة حجز البائع الموجودة في تسجيل الدخول الموحد لنظام جامعة تكساس إيه آند إم (SSO) تتيح هذه الأداة للمستخدمين التحقق مما إذا كان البائع محظورًا من تلقي المدفوعات بسبب انتهاكات مثل الضرائب المتأخرة أو غيرها من القضايا على مستوى الولاية.

 

يجب على الأقسام إجراء عمليات البحث هذه قبل البدء في أي طلب شراء في JavelinaBuy أو المضي قدمًا في عملية الشراء. يوصى بأن تحتفظ الأقسام بإثبات هذا التحقق.

 

مسئولية خدمات المشتريات

توفر خدمات المشتريات إشرافًا إضافيًا أثناء عملية الموافقة على الطلب. على الرغم من أن القسم مسؤول بشكل أساسي عن البحث عن البائع، سوف تقوم المشتريات بمراجعة حالة البائع خلال مرحلة الموافقة لضمان الامتثال للوائح المعمول بها. بالنسبة للعقود عالية المخاطر أو عالية القيمة، قد تطلب المشتريات مستندات إضافية أو تقوم بمراجعة أكثر شمولاً.

• سوف يتحقق قسم المشتريات من حالة البائعين فيما يتعلق بالقيود الفيدرالية (SAM.gov) وحجز ولاية تكساس (عبر بوابة SSO) وقد يتضمن وثائق إذا لزم الأمر.
• إذا لم يرفق القسم دليلاً على البحث عن البائع، فقد يطلب قسم المشتريات التأكيد قبل المضي قدمًا في الطلب