نطلب من كل قسم تعيين شخص مسؤول فعليًا عن إجراء الجرد المادي. سيتم إضافة اسم هذا الشخص في FAMIS ضمن إدارتك كمسؤول عقارات بديل مسؤول (ALT APO) ، والذي سنتواصل معه لطرح الأسئلة المتعلقة بمخزونك. يستخدم هذا النموذج المسمى "معلومات وسلطة جرد القسم" ، والذي تم تصميمه من مكاتب نظام A&M ، لهذا الغرض.

القسم الأول: قسم المعلومات

ستحتاج إلى ملء هذا القسم إذا كان لديك قسم جديد أو إذا كنت تدمج قسمين أو أكثر في قسم واحد. قد تكون هناك حاجة لإنشاء قسم جديد للحصول على قائمة التحقق من المخزون مقسمة إلى مواقع أكثر تحديدًا أو دمج عدة أقسام. يجب استكمال القسم الثاني مع القسم الأول.

القسم الثاني: شكر وتقدير من رئيس القسم

يُعلمنا هذا القسم أن رئيس القسم يقر بمسؤوليته / مسؤوليتها بصفته مسؤول الممتلكات الخاضع للمساءلة. هذا الشخص مسؤول عن الحيازة المادية والتحكم في جميع المعدات أو الممتلكات المعهود بها إلى إدارته / إدارتها.

القسم الثالث: تعيين مسئول عقارات خاضع للمساءلة (ALT APO)

القسم الأخير هو للحصول على المعلومات ذات الصلة بالموظف APO البديل المعين من قبل رئيس القسم. يؤدي هذا الشخص الوظائف اليومية لإدارة الممتلكات لقسمه / إدارتها ولكنه لا يتحمل المسؤولية الكاملة الموكلة إلى رئيس القسم

تنزيل استمارة معلومات جرد القسم والاستناد إليه

الغرض من هذا النموذج هو إخطار مدير العقارات في TAMUK بفقدان أو سرقة المعدات. يجب تعبئتها على الفور عند اكتشاف عنصر في المخزون مفقود أو مسروق. قم بتضمين وصف الأصل ومكان حدوثه وآخر موقع معروف وتاريخ الخسارة ورقم المخزون والرقم التسلسلي. يجب توقيع النموذج من قبل رئيس القسم على سطر التوقيع في منتصف النموذج وإرساله إلى مكتب محاسبة الممتلكات TAMUK (MSC 104). يجب تضمين المراسلات الواردة من رئيس القسم لتوثيق التحقق من الخطوة 1 إلى 9 المدرجة في النموذج. يجب إرفاق نسخة من محضر الشرطة في حالة السرقة. سيتم الانتهاء من القسم السفلي من قبل مكتب محاسبة الممتلكات.

تُعرِّف الدولة أي عنصر بأنه مفقود مثل أي ممتلكات شخصية لم يتم تحديد موقعها فعليًا. يجب على كل إدارة إخطار مدير الممتلكات على الفور بحالة الممتلكات المفقودة عند الاعتراف بها. تتطلب الحالة فترة انتظار لمدة عامين قبل إزالة المعدات من المخزون المادي للقسم. خلال فترة الانتظار التي تبلغ عامين ، سيستمر ظهور المعدات في الجرد المادي ، ولكن ستظهر كلمة "مفقود" تحت الموقع. كما يجب على القسم البحث عن العنصر المفقود خلال فترة الانتظار التي تبلغ عامين. بعد اكتمال السنتين ، سيتم حذف العنصر على أنه مفقود من قبل مدير الممتلكات

تُعرِّف الدولة أي عنصر بأنه مسروق على أنه أي ممتلكات شخصية مفقودة بسبب السرقة المعروفة ، سواء عن طريق الإزالة القسرية أو السطو أو السرقة من قبل الموظفين أو أي أعمال إجرامية أخرى. يجب الإبلاغ عن الممتلكات المسروقة إلى قسم شرطة الجامعة على الفور. تتطلب ولاية تكساس إبلاغ مكتب المدعي العام في غضون 72 ساعة من تحديد سرقة الممتلكات الشخصية. ستتم إزالة العنصر بعد ذلك من المخزون المادي للقسم باعتباره مسروقًا.

بسبب حكم في قانون المخصصات العامة للولاية ، المادة التاسعة ، الثانية. 9.03 الممتلكات المفقودة "... يجب على المراقب المالي أن يحجب من أموال الإيرادات العامة المخصصة لوكالة الدولة أو مؤسسة التعليم العالي بموجب هذا القانون مبلغًا يساوي 50 في المائة من قيمة الممتلكات المفقودة أعلى من معايير الولاية".

قانون الاعتمادات العامة ، الهيئة التشريعية رقم 77

أحكام خاصة تتعلق فقط بوكالات التعليم العالي

ثانية. 46 قياس أداء المخزون. يجب على المؤسسات الأكاديمية والصحية العامة الإبلاغ عن مقاييس الأداء الجديدة التالية بدءًا من تقرير الأداء السنوي للسنة المالية 2002:

تم الإبلاغ عن الممتلكات المفقودة أو المسروقة إلى مراقب الحسابات العامة كنسبة مئوية من القيمة الإجمالية للمخزون.

إجمالي القيمة بالدولار للممتلكات المسجلة المفقودة أو المسروقة.

تنزيل نموذج الإبلاغ عن مفقود

تشترط لوائح الدولة أن يتم وضع علامة دائمة على جميع ممتلكات الجامعة الشخصية الخاضعة للرقابة والمرسملة كممتلكات TAMUK. يعتبر وضع العلامات دائمًا عندما لا يمكن إزالة العلامة إلا من خلال وسائل كبيرة أو مقصودة. تتطلب الدولة وضع علامة على جميع الممتلكات الخاضعة للرقابة والرسملة خلال عشرة أيام من استلام السلعة.

سيتم تعيين رقم جرد خاص بالممتلكات الشخصية لكل عنصر من عناصر الممتلكات الشخصية بواسطة نظام Famis (كما هو موضح أعلاه). لا يجوز للأقسام استبدال قطعة جديدة من الممتلكات برقم جرد خاصية فريد تم تعيينه مسبقًا لقطعة أخرى من الممتلكات ، حتى إذا تم حذف العنصر السابق من المخزون. عند استلام عنصر جديد خاضع للرقابة أو رسملته ، تقع على عاتق القسم مسؤولية إدخال معلومات الاستلام والأصول الثابتة الأولية ضمن الإطار الزمني المطلوب.

سيتم شراء ملصقات فارغة مع "ممتلكات جامعة تكساس إيه آند إم-كينجزفيل" وتخزينها في غرفة التخزين بالحرم الجامعي. ستشتري الإدارات الملصقات من غرفة التخزين حسب الحاجة. عند اكتمال شاشات الأصول الثابتة الأولية ، سيكتب هذا الشخص على الفور "رقم العلامة" على ملصق خاصية فارغ ويلصقه بالعنصر.

في نهاية كل شهر ، ستقوم محاسبة الممتلكات بطباعة جميع علامات الباركود للعناصر التي تم إدخالها خلال ذلك الشهر. سيتم إرسال هذه العلامات بالبريد إلى الأقسام مع تقرير TBAR006. سيتم وضع هذه العلامات على الأصول ليتم قراءتها بواسطة ماسح الرمز الشريطي أثناء الجرد.

يسرد تقرير TBAR006 جميع المعلومات ذات الصلة لكل أصل بدأ خلال الشهر على صفحة منفصلة مع سطر توقيع. سيتم تسليم هذه الصفحة ، جنبًا إلى جنب مع ملصق الرمز الشريطي المطابق ، عن طريق البريد بين الأقسام إلى رئيس القسم أو APO البديل. سيتحقق APO البديل ، بتوجيه من رئيس القسم ، من دقة المعلومات ، ويلصق العلامة على العنصر ، ويوقع على الورقة ويعيدها إلى محاسبة الممتلكات. يجب أن يتم التسليم إلى القسم في غضون 7 أيام من استلام التقرير. يجب إعادة هذا النموذج إلى "محاسبة الممتلكات" في موعد أقصاه 25^th من كل شهر. سيتم الاحتفاظ بالنموذج بواسطة Property Accounting في ملف مجلد القسم.

سيتم التخطيط لإجراء فحوصات دورية للتحقق من دقة معلومات القسم.

نص. GOV'T CODE ANN. ثانية. 403.271 (هـ) (Vernon Supp. 1997) يقرأ:

"يجب على وكالة الدولة تحديد وتحديد ممتلكات الدولة التي في حوزتها. ويجب على الوكالة اتباع القواعد التي يصدرها المراقب المالي في وسم ممتلكات الدولة."

يجب وضع علامة أو تمييز جميع الممتلكات المحددة في هيكل تصنيف نظام محاسبة ممتلكات الولاية ، كحد أدنى ، كممتلكات مملوكة لولاية تكساس.

APO هي اختصار لـ Accountable Property Officer ، والذي عادة ما يكون رئيس القسم. يتم تعيين مسؤول الملكية البديل الخاضع للمساءلة من قبل رئيس القسم وعادة ما يكون مسؤولاً عن إجراء الجرد المادي.

أنت مسؤول عن المعدات حتى يقوم طاقم الخدمة بإزالتها من القسم الخاص بك.

يجب نقل جميع الأجزاء المتبقية إلى فائض. يجب تقديم نموذج حذف الملكية يسرد أرقام المخزون التي يجب إزالتها من مخزونك. يجب ربط أرقام الكمبيوتر بالحالات الفارغة.

بالتأكيد يجب جرد جميع العناصر التي يزيد عمرها عن 5,000 دولار مع عمر إنتاجي لا يقل عن سنة واحدة لأنها عملية شراء رأسمالية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على TAMUK جرد بعض الأصول الخاضعة للرقابة. هذه عناصر محددة تكلفتها أقل من 5,000 دولار ولكنها معرضة بشدة للسرقة أو سوء الاستخدام. يتم تقديم قائمة بالأصول الخاضعة للرقابة ضمن رموز الفئة - الممتلكات الخاضعة للرقابة. يجب جرد كل من المشتريات الرأسمالية والعناصر الخاضعة للرقابة

لم يعد هناك انتظار حتى يتم تمييز المعدات. مع بدء الأصول الثابتة الأولية ، أصبح وضع العلامات الآن جزءًا من عملية الاستلام في قسمك.

إذا كان عنصرًا لا يتم استخدامه بشكل متكرر ، ولكن يتم استخدامه ، فيمكن الاحتفاظ به. ولكن ، إذا كان عنصرًا لم يتم استخدامه في غضون عام ، فعليك التفكير في إرساله إلى Surplus.

يجب تقديم الهدية العينية إلى السكرتير الإداري في مكتب التنمية. يجب إرسال نسخة من هذا النموذج المكتمل إلى مكتب محاسبة الممتلكات.