المبادئ التوجيهية العامة للحسابات الدائنة
يجب أن تتم عمليات الشراء وأي صرف للأموال وفقًا لقوانين ولاية تكساس، والقوانين واللوائح المعمول بها، وإرشادات مراقب الدولة (تعجيل)، ولوائح نظام Texas A&M وقواعد Texas A&M - Kingsville والإجراءات الإدارية القياسية. المبادئ التوجيهية للحسابات الدائنة لجامعة تكساس إيه آند إم مستمدة من المصادر المذكورة أعلاه.
صناديق الدولة
تشمل أموال الدولة الإيرادات العامة المخصصة للمؤسسة أو الوكالة من قبل الهيئة التشريعية والمودعة لدى خزينة الدولة حتى الصرف. تعتبر الأموال المحلية الموجودة في خزينة الدولة أيضًا أموالًا حكومية لأغراض هذه الإرشادات. تشمل الأموال المحلية المحتفظ بها في خزينة الدولة صافي الرسوم الدراسية ورسوم الدورة الخاصة التي يتم فرضها بموجب الأقسام 54.051 (هـ) و (ل) من قانون التعليم ورسوم المختبر ورسوم تعليم الطلاب ورسوم المستشفى والعيادة ورسوم الأنشطة المنظمة وعائدات بيع الأنشطة التعليمية والعامة أو المعدات ، واسترداد التكاليف غير المباشرة. يجب أن تتبع جميع أموال الدولة إرشادات الإنفاق الحكومي.
الصناديق المحلية
الأموال المحلية هي جميع الأموال التي يتم جمعها في المؤسسة والتي ليست أموالًا تعليمية أو أموالًا عامة. بمجرد إيداع الأموال في TAMUK ، فهي أموال TAMUK ويجب أن تتبع لوائح TAMUS وقواعد TAMUK. إذا تم تقديم المال لغرض معين ، فيجب إنفاق تلك الأموال فقط على هذا الغرض المحدد. الصناديق المحلية أقل تقييدًا من أموال الدولة. لمعرفة أنواع الصناديق المحلية وإرشادات الاستخدام ، يرجى الاطلاع على ملخص الحسابات.
رموز المصاريف / الكائن
تصنف أكواد المصاريف / العنصر المصاريف على حسابات الولاية أو الحسابات الممولة محليًا. لتحديد النفقات غير المسموح بها على نوع صندوق أو نطاق معين من الحسابات ، استخدم مصفوفة توجيه الإنفاق. تحتوي المصفوفة على أكواد الكائنات الأكثر شيوعًا المستخدمة.
يتوفر أيضًا بحث عن الكلمات الرئيسية لـ رموز الكائن؛ ومع ذلك ، لن يوفر هذا البحث معلومات عما إذا كان رمز الهدف أو النفقات مسموحًا به لذلك الصندوق أو نطاق الحساب. إنه بحث جيد لتحديد ما يجب ترميزه للنفقات.
ملخص الحسابات
إنّ ملخص الحسابات يوفر الجدول قائمة بنطاقات الحسابات ، ونوع الصندوق لنطاق الحساب ، وبعض المعلومات العامة حول هذا الحساب.
كما يوفر عرضًا موجزًا لإرشادات الشراء في نطاق الحساب / نوع الصندوق هذا.
معدي المدفوعات والموافقون عليها
يجب أن يكون الأفراد الذين يعدون المستندات المتعلقة بالصرف أو يوافقون عليها قد أكملوا التدريب المطلوب لـ JavelinaBuy و Concur. لتدريب JavelinaBuy ، اتصل بقسم المشتريات عن طريق البريد الإلكتروني Procurement@tamuk.edu وللبريد الإلكتروني للتدريب على Concur travel@tamuk.edu.
يجب أن يتمتع الأفراد الذين سيوافقون على المستندات بسلطة التوقيع على الحسابات في القسم أو الأقسام.
وثائق الدفع
يجب إرفاق المستندات الداعمة المناسبة (فاتورة مفصلة) بطلب الدفع لدعم مشروعية الدفع أو لوصف السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها بدقة.
الفواتير / الإيصالات
يجب تفصيل الفاتورة / الإيصال ويجب أن تكون جزءًا من وثائق الدفع في طلب الدفع. يجب إدخال رقم الفاتورة الوارد في الفاتورة كما يظهر في نظام الدفع للقبض على الفواتير المكررة المحتملة.
إذا حدد نظام الدفع فاتورة مكررة وتجاوز القسم نظام الدفع ، فيجب أن يكون هناك وثائق داعمة توضح سبب ضرورة ذلك.
إذا لم تكن الفاتورة فاتورة أصلية ، فستتحمل الأقسام مسؤولية تأكيد أن الفاتورة ليست طلبًا مكررًا عن طريق التحقق من نظام الدفع لجامعة تكساس إيه آند إم- كينجسفيل وأي مصادر تمويل أخرى قد تستخدمها الإدارة.
ملاحظة: بالنسبة لطلب السداد ، يجب أن يُظهر الإيصال دليلًا على الدفع. إذا لم يظهر في الإيصال ، فيجب تقديم إثبات الدفع بالإضافة إلى الإيصال.
في حالة طلب السداد ويظهر الإيصال استخدام عملة أجنبية OANDA لتحويل العملات الأجنبية إلى الدولار الأمريكي. تأكد من ضبط التاريخ في محول العملات لاستخدام التاريخ الموجود في الإيصال.
دفعات مقدمة
يجب أن يتم الدفع بعد استلام السلع / الخدمات ، لذا فإن الدفعات المقدمة هي استثناء لذلك.
لا يجوز لوكالة حكومية دفع ثمن السلع أو الخدمات قبل تسليمها إلى الوكالة ما لم تكن الدفعة المقدمة ضرورية وتخدم غرضًا عامًا مناسبًا. الاستثناءات المحددة لهذا الحظر هي:
- كتب: قد تدفع مؤسسة التعليم العالي مقابل الكتب وغيرها من مواد المكتبة المنشورة قبل استلامها إذا كان ذلك ضروريًا بشكل معقول للتشغيل الفعال لمكتبات المؤسسة. الكتب ومواد المكتبة المنشورة هي العناصر الوحيدة التي يمكن دفع ثمنها مقدمًا من خلال أموال مساعدات التعليم العالي (HEA).
- وفورات في التكاليف: قد تقوم إحدى الوكالات الحكومية بدفع دفعة مقدمة إذا كان من الممكن تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف من إجراء الدفعة مقدمًا. للمساعدة في تحديد وفورات التكلفة ، يرجى استخدام حاسبة فعالية تكلفة الخصم على موقع إكسترانت الإدارة المالية (FMX) لمكتب المراقب المالي.
- تسريع التسليم: قد تقوم وكالة حكومية بدفع دفعة مقدمة إلى وكالة فيدرالية أو وكالة حكومية أخرى مقابل البضائع المشتراة من الوكالة إذا كانت الدفعة المقدمة ستسرع من تسليم البضائع.
- تكاليف الإيجار: يمكن إجراء دفعة مسبقة لتكاليف الإيجار السنوية للمكتب أو مساحة المبنى من قبل لجنة مرافق تكساس (TFC) التي تعمل نيابة عن وكالة حكومية إذا كان من الممكن الحصول على خصم على السداد المبكر.
- المساحة المؤجرة: قد تقوم وكالة حكومية بدفع إيجار مساحة مستأجرة لا تزيد عن سبعة أيام قبل تاريخ استحقاق الدفع.
- شراء العقارات: قد تقوم وكالة حكومية بمعالجة قسيمة شراء / طلب دفع لشراء عقار في أي وقت خلال السبعة أيام التي تسبق تاريخ الإغلاق إذا كان سيتم تسليم الشيك / الضمان إلى البائع في موعد لا يتجاوز تاريخ الإغلاق.
- تأجير: قد تدفع وكالة حكومية رسوم إيجار لغرفة الاجتماعات أو كشك المعارض أو رسوم التسجيل مقدمًا إذا كان هناك غرض عام مشروع لإجراء السلفة.
- السلع / الخدمات المتخصصة: قد تقوم وكالة حكومية بدفع دفعة مقدمة للبائع الذي يبيع سلعًا أو خدمات متخصصة أو مملوكة للوكالة إذا طلب البائع سداد الدفعة مقدمًا.
- الاشتراكات: قد تدفع وكالة حكومية تكلفة الاشتراك الدوري بحد أقصى ستة أسابيع قبل أن يبدأ.
- محاضرة: قد تقوم وكالة حكومية بدفع الرسوم الدراسية مباشرة إلى مؤسسة للتعليم العالي في موعد لا يتجاوز ستة أسابيع قبل بدء الفصل الدراسي. ومع ذلك ، قد لا تسدد وكالة حكومية لموظف حكومي الرسوم الدراسية قبل بدء الفصل الدراسي.
تكون الوكالة الحكومية التي تقوم بدفع دفعة مقدمة إلى البائع مسؤولة عن ضمان أن البائع يوفر السلع أو الخدمات للوكالة ومتابعة سبل الانتصاف القانونية المناسبة لاسترداد المدفوعات إذا فشل البائع في توفير السلع أو الخدمات.
يجب ألا تتجاوز جميع الدفعات المقدمة 6 أسابيع مقدمًا. إذا كان السداد مطلوبًا أكثر من 6 أسابيع مقدمًا ، فيجب توثيق السبب ، على سبيل المثال ، تقديم خصم أو حجز مساحة عالية الطلب.
من المهم أن يتم إدخال جميع التواريخ بدقة في مستند الدفع في JavelinaBuy لأن ذلك يؤدي إلى وقت تحرير الدفعة للبائع ، بالإضافة إلى منع حساب فائدة الدفع الفوري.
تاريخ استلام الفاتورة
هذا هو تاريخ استلام الفاتورة لأول مرة في جامعة Texas A&M - Kingsville. يجب توثيق تاريخ استلام الفاتورة في الفاتورة الفعلية. يمكن القيام بذلك من خلال طابع تاريخ على الفاتورة أو خط تاريخ استلام الفاكس على فاتورة بالفاكس أو تاريخ رسالة بريد إلكتروني. إذا تم استلام الفاتورة في رسالة بريد إلكتروني ، فيجب حفظ البريد الإلكتروني كملف PDF وإرفاقه بمستند الدفع. في حالة عدم وجود تاريخ موثق لاستلام الفاتورة ، يجب استخدام تاريخ الفاتورة على أنه الفاتورة المستلمة حتى تاريخه. يمكن أن يؤدي الفشل في التسجيل الدقيق لتاريخ استلام الفاتورة إلى فائدة دفع فورية محتملة.
تاريخ استلام البضائع / الخدمات
هذا هو تاريخ استلام البضائع من البائع أو تاريخ اكتمال الخدمات. في حالة مجموعة من تواريخ الخدمة كما هو الحال في الاشتراكات والعضويات والتراخيص المهنية وتأجير آلات النسخ واتفاقيات الصيانة وما إلى ذلك ، استخدم دائمًا تاريخ بدء فترة الخدمة مثل السلع / الخدمات المستلمة حتى الآن. يمكن أن يؤدي عدم تسجيل تاريخ استلام البضائع / الخدمات الدقيقة إلى احتمال دفع فائدة فورية.
تاريخ الفاتورة
هذا هو تاريخ الفاتورة. إذا لم يكن هناك تاريخ فاتورة في الفاتورة ، أدخل تاريخ استلام الفاتورة في القسم كتاريخ الفاتورة.
التاريخ المحدد للدفع
يتم حساب تاريخ استحقاق الدفع من خلال شروط البائع من تاريخ الفاتورة ، وليس تاريخ استلام الفاتورة أو البضائع / الخدمات المستلمة حتى تاريخه. شروط الدفع الافتراضية للبائعين ، في حالة عدم وجود عقد أو اتفاقية أخرى ، هي 30 يومًا صافية. سيعرض نظام الدفع هذا دائمًا على أنه net 27 للسماح بوقت الإرسال البريدي. سيكون تاريخ استحقاق الدفع هو 27 يومًا من تاريخ الفاتورة وسيتم جدولة إصدار الشيك في ذلك التاريخ.
من المحتمل أن تدفع جدولة المدفوعات البائعين إلى تقديم خصومات للدفع قبل فترة الثلاثين يومًا. على سبيل المثال ، سيقدم بعض البائعين خصمًا بنسبة 30٪ إذا تم الدفع في غضون 2 أيام من تاريخ الفاتورة.
تاريخ استحقاق الخصم
هذا هو التاريخ الذي يجب أن يتم فيه الدفع للاستفادة من الخصم الذي يقدمه البائع. إذا كانت شروط الدفع الخاصة بالمورد هي 2٪ 10 net 30 ، يتعين علينا إجراء الدفع في غضون 10 أيام من تاريخ الفاتورة من أجل تقليل مدفوعاتنا بمقدار 2٪ مبلغ الخصم. إذا فاتنا هذا التاريخ ، يتعين علينا دفع المبلغ الكامل للفاتورة خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. من الأهمية بمكان أن يتم إدخال جميع الفواتير التي تقدم خصومات على السداد في نظام الدفع فور استلامها. يجب أن تكون جميع الموافقات في الوقت المناسب للسماح بالمعالجة قبل تاريخ استحقاق الخصم للاستفادة من خصم السداد.
إنّ ولاية تكساس الدفع الفوري يشترط القانون أن تكون مدفوعات وكالة حكومية مستحقة بحلول اليوم التقويمي الثلاثين بعد استلام البضائع أو إكمال الخدمة أو استلام الفاتورة ، أيًا كان التاريخ آخر. إذا تم الدفع (تم إصدار الشيك) بعد هذا التاريخ ، فستبدأ الفائدة على الدفع الفوري في التراكم. سيتم تضمين الفائدة تلقائيًا في الدفع للبائع. في الحسابات المحلية ، لن يتم دفع الفائدة إلا إذا كانت أكبر من 5.00 دولارات.
يتم احتساب الفائدة على الدفعة المتأخرة وفقًا لقانون الدفع الفوري باستخدام الإرشادات المقدمة في مراقب الحسابات العامة في ولاية تكساس موقع إلكتروني. يحدد المراقب المالي معدل فائدة السداد المتأخر على أساس سنوي، ويكون معدل الفائدة للمدفوعات المتأخرة للبائعين هو المعدل الساري في 1 سبتمبرst للسنة المالية التي تأخر فيها السداد. يتم تحميل هذا المعدل في نظام المحاسبة المالية في TAMUK، ويتم احتساب الفائدة تلقائيًا عند الاقتضاء.
يبدأ استحقاق الفائدة في التاريخ الذي يتأخر فيه السداد، ويتوقف عن التراكم في تاريخ ختم الدفعة بالبريد أو إرسالها إلكترونيًا. يجب أن يتم دفع الفائدة في نفس الوقت الذي يتم فيه دفع أصل المبلغ.
لا تتراكم الفائدة أثناء تعليق البائعين.
في حالة وجود نزاع حول الدفع الفوري الذي تم تحصيله ، يكون أمام الإدارات 30 يومًا من إغلاق نهاية الشهر حيث ظهرت فائدة الدفع الفوري على حسابهم لإرسال طلب إلى الحسابات الدائنة لمراجعة رسوم الدفع الفوري.
المدفوعات المتنازع عليها
إذا كان هناك نزاع مع البائع بسبب خطأ في الفواتير ، فيجب إرسال النزاع إلى البائع في غضون 21 يومًا من استلام الفاتورة. يجب أن تكون جميع التفاصيل المتعلقة بالنزاع موثقة جيدًا. إذا تم حل النزاع لصالح البائع ، فإننا مسؤولون عن أي فائدة دفع فورية مستحقة. لا يُسمح لنا بتغيير تاريخ الفاتورة أو الفاتورة المستلمة حتى الآن للتحايل على فائدة السداد الفوري. إذا تم حل النزاع لصالحنا ، فيجب على البائع تقديم فاتورة منقحة بتاريخ الفاتورة الحالي. إذا لم يقم البائع بإعادة إصدار الفاتورة بتاريخ جديد ، فيمكنك استخدام تاريخ حل النزاع باعتباره الفاتورة المستلمة حتى تاريخه. يجب أن توثق بوضوح سبب استخدامك لهذا التاريخ على أنه الفاتورة المستلمة حتى الآن.
كقاعدة عامة ، تُعفى جامعة تكساس إيه آند إم- كينجسفيل من الضرائب باعتبارها وكالة حكومية ومؤسسة للتعليم العالي.
ضريبة المبيعات في تكساس
لا تدفع ضريبة مبيعات تكساس! يُعفى نظام جامعة تكساس إيه آند إم دائمًا من ضريبة مبيعات ولاية تكساس ويمكن إعفاؤه من الضرائب الفيدرالية وضرائب الولاية الأخرى. نحن معفون من دفع ضريبة مبيعات ولاية تكساس. يجب على موظفي الدولة توفير شهادة الإعفاء الضريبي للمبيعات والاستخدام في تكساس نموذج للبائع عند الشراء. يمكن استخدام الحسابات غير المخصصة فقط لتعويض الموظفين عن ضريبة المبيعات التي دفعوها عن طريق الخطأ عند شراء البضائع.
ضريبة تأجير السيارات في تكساس
عند استئجار سيارة داخل ولاية تكساس ، يُعفى الموظفون من ضريبة السيارات في تكساس. ال شهادة إعفاء من تأجير المركبات يجب تقديمه إلى وكالة التأجير عند استلام السيارة.
ضريبة إشغال الفنادق
عند الإقامة في فندق داخل ولاية تكساس ، يُعفى الموظفون من ضريبة إشغال الفنادق في تكساس. ال شهادة الإعفاء من ضريبة إشغال الفنادق الحكومية يجب تقديمه إلى الفندق في وقت تسجيل الوصول.
الضرائب الاتحادية
يُطلب من وكالات الولاية دفع الضرائب الفيدرالية وقد يُطلب منها دفع ضرائب حكومية معينة على مشتريات الوقود بالجملة.
وجبات الأعمال
وجبات العمل التي يتم إرسال فواتيرها مباشرة إلى وكالة الدولة معفاة من الضرائب. تعتبر وجبات العمل التي يتم خصمها من بطاقة الدفع أو بطاقة السفر فاتورة مباشرة. إذا تم شراء وجبة العمل بطريقة دفع شخصية ، فقد يتم تعويض الأفراد عن ضريبة المبيعات عن طريق أي حساب يُسمح له بشراء وجبات العمل.
نظام الشراء الحالي للدفع وطلب الدفع هو JavelinaBuy. يرجى زيارة جافلينا لمزيد من المعلومات حول نظام AggieBuy جنبًا إلى جنب مع التدريب المتاح والأدلة المرجعية والبرامج التعليمية القائمة على الفيديو.
مرفقات
مصطلح "الضميمة" يعني أنه سيتم إرسال نسخة من الفاتورة مع الشيك إلى البائع. إذا لم يقدم البائع رقم فاتورة ، فيجب استخدام رقم حساب العميل كرقم الفاتورة. في حالة عدم وجود فاتورة فعلية أو رقم حساب العميل للرجوع إليه في حقل رقم الفاتورة ، يمكن استخدام رمز الضميمة.
تحتوي نصيحة التحويل التي يتلقاها البائع على رقم أمر الشراء ورقم فاتورة البائع حتى يتمكن البائع من اعتماد مدفوعاتنا بشكل صحيح. لذلك ، فإن سياستنا هي عدم إرسال نسخة من الفاتورة مع كل شيك. يجب أن تكون المرفقات مطلوبة فقط في حالات نادرة ويجب أن تقتصر على تلك الحالات لتقليل التكلفة الإضافية التي تتحملها الجامعة لإرسال المرفقات.
أعباء
الرهن هو احتياطي الأموال المخصصة لعملية شراء معينة. تُستخدم الأعباء لتخصيص الأموال حتى لا يتم استخدام الأموال لمصروفات أخرى. يتم إنشاء الأعباء في نظام المحاسبة في الحساب ، وحساب الدعم ، ومستويات كود الكائن في الوقت الذي تتم فيه الموافقة على الطلب من قبل الموافق النهائي للإدارة. عند معالجة فاتورة مقابل أمر الشراء ، يتم تحرير الرهن في وقت ترحيل الفاتورة في نظام المحاسبة. من المحتمل ألا يؤدي ترحيل الفاتورة إلى تحرير الرهن بالكامل بسبب فواتير البائع أقل من المبلغ المرهون. أو ، يمكن استيفاء جزء فقط من الأمر واستخدام مورد بديل. من الممكن أيضًا ألا يتمكن البائع من الوفاء بأمر الشراء أو أن القسم قرر إلغاء الأمر. سيتم ترحيل الأعباء غير المنفقة إلى كل سنة مالية حتى يتم إنفاقها أو إزالتها. إذا كان من الضروري إزالة العبء ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى ap@tamuk.edu مع مبلغ الرهن ورقم الوثيقة ومبرر إزالة الرهن. سيحتاج القسم إلى تقديم طلب تغيير مع تأكيد من البائع عند تعديل أمر الشراء.
الاستبدال
عندما نقوم برد الأموال إلى بائع أو فرد قاموا بدفعه مسبقًا إلى TAMUK ، يجب استخدام رمز الإيرادات الذي تم استخدامه عند إيداع الدفعة الأصلية كرمز كائن للاسترداد ، ويجب أن تتضمن وثائق الدفع الرقم المرجعي الأصلي لوثيقة الإيداع من نظام المحاسبة. إذا لم يكن البائع في نظام المحاسبة ، فاتصل بـ ap@tamuk.edu للحصول على التعليمات.
المستندات الممسوحة ضوئيا
يجب أن تكون جميع المستندات الممسوحة ضوئيًا في نظام الشراء للدفع واضحة ومقروءة لأن الصورة المرفقة بوثائق الشراء والدفع أصبحت الآن السجل الرسمي. تعتبر أي نسخ أخرى يتم الاحتفاظ بها في القسم نسخًا ملائمة ولا يلزم الاحتفاظ بها وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالسجلات.
تتطلب خدمة الإيرادات الداخلية من الكيانات الإبلاغ عن المدفوعات الضريبية الواجب الإبلاغ عنها في نماذج الضرائب 1099 و 1042. للإبلاغ عن هذا بدقة وتجنب الغرامات والعقوبات التي تفرضها مصلحة الضرائب الأمريكية ، من المهم للغاية إعداد البائعين بدقة في نظام المحاسبة أو الدفع لدينا.
الباعة المحليون
يتم إعداد البائعين مركزيًا في جامعة تكساس إيه آند إم في حسابات FMO الدائنة عبر طلب من خلال نظام الشراء للدفع ، أو الفاكس (979) 458-4191 ، أو التحميل من خلال البوابة الآمنة صفحة ويب تحميل مستند إعداد البائع. لا يمكن معالجة طلب الدفع حتى يتم إعداد البائع في نظام الدفع.
- نموذج W-9 مطلوب لمعظم أنواع البائعين المحليين الجدد ، انظر أدناه:
- رسوم المتحدث
- الدفع الفردي / السداد
- المالك الوحيد
- برامج الشراكة
- شركة
- إذا لم يقدم البائع رقم تعريف صاحب العمل (EIN) وكان مبلغًا واجب الإبلاغ عنه قدره 1099 (أي 600 دولار أو أكثر للخدمات أو الإيجارات) ، فسيتعين على TAMUK حجب 28٪ من الدفعة وتحويلها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
- كونكور: للأفراد فقط. سيؤدي إرسال W-9 إلى FMO لإعداد بائع / فرد جديد للدفع إلى إعدادهما تلقائيًا في FAMIS و JavelinaBuy. إذا كان الإدخال يحتاج أيضًا إلى الإعداد في Concur ، فيرجى ملاحظة ذلك على W-9.
-
وفقًا لقانون ولاية تكساس (TAC §202) وسياسة نظام جامعة تكساس إيه آند إم ، فإن المعلومات السرية مثل أرقام الضمان الاجتماعي or معلومات الحساب المصرفي قد لا يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني. من أجل منع الكشف غير المصرح به وتوفير التحميل الآمن لنماذج إعداد البائع وغيرها من البيانات السرية ، يتم توفير نموذج تحميل آمن في صفحة ويب تحميل مستند إعداد البائع. إذا كان لديك أسئلة بخصوص صفحة ويب تحميل مستند البائع ، فراجع ملف إرشادات تحميل مستند إعداد البائع.
- اعتبارًا من 01 يناير 2019 ، سنطلب من جميع البائعين المحليين الدفع عن طريق الإيداع المباشر.
- يرجى التأكد من قيام البائعين بالتسجيل للإيداع المباشر باستخدام استبدل W9 والإيداع المباشر النموذج متاح في القسم أدناه للبائعين المحليين (الولايات المتحدة).
- سيحتاج البائعون المحليون الذين لن يقبلوا الدفع عن طريق الإيداع المباشر إلى طلب استثناء عبر البريد الإلكتروني على بائع مساعدة@tamu.edu & تقديم سبب في طلب الاستثناء.
- إذا تم إرسال طلب إعداد المورّد بعد 1 كانون الثاني (يناير) 2019 ، بدون تقديم معلومات الإيداع المباشر ، فسيتم إعادته ليطلب من البائع تقديمه.
الباعة الأجانب
- يرجى الاتصال بـ FMO قبل إجراء عملية الشراء أو دعوة الكيان أو الفرد إلى الولايات المتحدة.
- A W8-BEN or W8- بن- إي مطلوب لتأسيس بائع أجنبي في FAMIS.
- إذا لم يقدم الكيان الأجنبي النماذج المطلوبة أو يكملها بشكل صحيح وإذا كانت الدفعة عبارة عن دخل من مصادر أمريكية (يعني في معظم الحالات يتم إجراؤه داخل الولايات المتحدة) ومبلغ 1042 (خدمات ، إيجارات ، تراخيص برامج ، إلخ) ، فسيتعين على TAMU اقتطاع 30٪ من الدفعة وتحويلها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
إذا قدم فرد أجنبي خدمة الإبلاغ 1042 (الخدمة التي يتم تنفيذها في الولايات المتحدة...) ويريد الاستفادة من معاهدة ضريبية، فيجب عليه إكمال Glacier. يكتمل النهر الجليدي تشكيل 8233 or W8-BEN (من بين الأوراق الأخرى) للفرد الأجنبي إذا كانت هناك أي اتفاقية ضريبية متاحة.
نماذج البائعين الأجانب
- نموذج شهادة الحالة الأجنبية: للشركات أو الأفراد الذين يقدمون خدمات خارج الولايات المتحدة.. (غير خاضعة للضريبة).
- نموذج W8-BEN: يجب عليك تقديم نموذج W-8BEN إلى وكيل الاستقطاع أو الدافع إذا كنت فردًا أجنبيًا غير مقيم هو المالك المستفيد لمبلغ خاضع للاقتطاع أو إذا كنت صاحب حساب في مؤسسة FFI تقوم بتوثيق نفسك كفرد أجنبي غير مقيم. إذا كنت المالك الوحيد لكيان مهمل ، فستعتبر المالك المستفيد للدخل الذي يتلقاه الكيان المُتجاهَل. قم بإرسال استمارة W-8BEN عندما يطلبها وكيل الاستقطاع الضريبي أو الدافع أو مؤسسة مالية أجنبية سواء كنت تطالب أو لا تطالب بمعدل مخفض أو إعفاء من الاقتطاع الضريبي. انظر تعليمات W8-BEN.
- نموذج W8-BEN-E: الشركات الأجنبية أو الشراكات أو الصناديق الاستئمانية أو المالك المستفيد الذي يطالب فقط بالوضع الأجنبي أو مزايا المعاهدة.
- نموذج W8-ECI: فرد أو كيان أجنبي يدعي أن الدخل مرتبط فعليًا بسير التجارة أو الأعمال داخل الولايات المتحدة... (ما لم يطالب بمزايا المعاهدة). إذا كنت شخصًا أجنبيًا وأنت المالك المستفيد في الولايات المتحدة.. مصدر الدخل الذي (أو يعتبر) مرتبطًا بشكل فعال بممارسة التجارة أو الأعمال التجارية داخل الولايات المتحدة... تعليمات W8-ECI
- نموذج W8-EXP: حكومة أجنبية، أو منظمة دولية، أو بنك إصدار مركزي أجنبي، أو منظمة أجنبية معفاة من الضرائب، أو مؤسسة أجنبية خاصة، أو حكومة الولايات المتحدة.. حيازة تطالب بانطباق القسم (الأقسام) 115(2)، 501©، 892 أو 895 أو 1443(ب).
لن يتم تحرير المدفوعات من خلال نظام المحاسبة إذا كان البائع معلقًا في ولاية تكساس أو تم تعليقه بواسطة TAMUK. في حالة إجراء عملية شراء ببطاقة دفع تزيد عن 500 دولار ، يجب تحديد ذلك قبل الشراء ما إذا كان البائع معلقًا أم لا.
جامعة تكساس إيه آند إم - يجب ألا تشتري Kingsville ، بأي مبلغ بالدولار ، سلعًا أو خدمات من أي بائع مدرج في قوائم الولاية والقوائم الفيدرالية المحظورة أدناه.
إيداع مباشر
يتم تشجيع جميع البائعين على الإعداد للإيداع المباشر. سيتم بعد ذلك إرسال المدفوعات مباشرة إلى حسابهم المصرفي عن طريق التحويل الإلكتروني / ACH. عندما يتم تحرير الدفعة ، تكون الأموال متوفرة في حسابهم في صباح اليوم التالي بدلاً من كل الوقت الذي يستغرقه للوصول إليهم عن طريق البريد ومن ثم بالنسبة لهم لإيداعه فعليًا في حسابهم. يمكن للبائعين إكمال معلومات الإيداع المباشر على نموذج بديل W9.
يتم أيضًا تشجيع موظفي Texas A&M على سداد مدفوعات مشترياتهم وسفرهم عن طريق الإيداع المباشر. لا يتم نقل معلومات الإيداع المباشر التي تم إعدادها لكشوف رواتبهم تلقائيًا إلى سجل بائع النظام المحاسبي ما لم يكن لدى هذا الموظف سجل بائع في نظام المحاسبة ويطلب ذلك من خلال ساعات العمل. انقر فوق الارتباط التشعبي التالي لـ تعليمات إعداد الإيداع المباشر للموظف خلال يوم العمل.
في بعض الحالات ، سيطلب البائعون تحويل الأموال إلى حساباتهم ويتطلب الأمر معلومات مصرفية محددة لمعالجة التحويل الإلكتروني. يجب إرسال الأسلاك المنزلية فقط في حالات نادرة تنطوي على اندفاع حيث تكون هناك حاجة إلى الأموال في نفس اليوم أو في بعض الحالات في اليوم التالي. وإلا يجب أن تكون ACH هي الطريقة المفضلة. تعد الأسلاك الأجنبية أكثر شيوعًا نظرًا لأن العديد من البائعين الأجانب سيطلبون أموالًا بعملة بلدهم و / أو لا يمكن الوثوق بنظام البريد.
الأسلاك المنزلية
المستفيد اسم الحساب
رقم الحساب البنكي
ABA عدد التوجيه
الأسلاك الخارجية
المستفيد اسم الحساب
دولار أمريكي أو عملة أجنبية
رقم الحساب المصرفي أو رقم IBAN (22-27 رقمًا)
رمز SWIFT (5-8 أحرف) أو رقم BIC
رقم CLABE (المكسيك فقط)
يمكن أن تتغير المعلومات المطلوبة على أساس يومي اعتمادًا على البلد الأجنبي والعملة المستخدمة. إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية ، فسيتم الاتصال بالقسم بواسطة الحسابات الدائنة.
لتحويل العملات الأجنبية إلى الدولار الأمريكي باستخدام أداة التحويل Wells Fargo أدناه بدلاً من أداة التحويل Oanda. بمجرد التحويل إلى الدولار الأمريكي ، يمكن استخدام المبلغ لتقدير مبلغ طلب الدفع في نظام الشراء حتى الدفع. يرجى ملاحظة أن المبلغ سيكون مختلفًا في وقت التحويل وسيتم تعديله وفقًا لذلك ، لذلك هذا مجرد تقدير. لاحظ أيضًا أنه سيتم فرض رسوم تحويل على حساب القسم.
https://www.foreignexchangeservices.com/index.html?partnerid=FES&serviceType=rate