يجب أن تقلل وكالة / مؤسسة التعليم العالي التابعة للدولة من مبلغ نفقات السفر المسددة من خلال ضمان أن كل ترتيب سفر هو الأكثر فعالية من حيث التكلفة مع مراعاة جميع الظروف ذات الصلة. قسم قانون حكومة تكساس 660.007.

يجب أن تكون نفقات السفر المتكبدة نيابة عن الجامعة والمقدمة للدفع معقولة وضرورية ومناسبة للحساب الذي يتم تحصيله على النحو الذي يحدده رئيس القسم أو من ينوب عنه.

كل السفر يجب أن تتم الموافقة عليها قبل السفر وتوفر غرضًا تجاريًا ومزايا لجامعة Texas A&M University-Kingsville. يتم تقديم طلبات السفر والموافقة عليها من خلال Concur ويجب توثيقها في تقرير نفقات Concur.

طلبات السفر الدولية يجب يتم تقديمها والموافقة عليها عبر Concur 30 يومًا على الأقل قبل المغادرة.

قد يؤدي عدم الحصول على الموافقة على طلب السفر من كونكور قبل المغادرة إلى مصاريف سفر غير مسموح بها وتضطر إلى تعويض الجامعة عن هذه النفقات.

يعتبر موظف TAMUK في حالة سفر عندما يتم تقديم طلب السفر والموافقة عليه من خلال Concur ، ويكون الموظف خارج الحرم الجامعي وخارج المدينة ، ويقوم بعمل جامعي. تمت المراجعة في أغسطس 2016

قبل السفر

1. التقدم بطلب للحصول على بطاقة سفر المسؤولية الجامعية
2. تحديث ملف Concur الشخصي
   • تفضيلات السفر
   • منظمو السفر ومندوبو المصروفات
   • بطاقة سفر المسؤولية الجامعية
   • تسجيل الإيصال الإلكتروني
   • التسجيل في تطبيق Concur Mobile / Expenselt
3. الحصول على الموافقة للسفر عبر كونكور

حجز السفر

1. افهم مصادر التمويل
   • أموال الدولة مقيدة بالمقارنة مع الصناديق المحلية
   • قد يكون للصناديق البحثية قيود إضافية عند مقارنتها بالصناديق المحلية و / أو الحكومية.
2. تأكد من أن ترتيبات السفر تتوافق مع إرشادات السفر بالجامعة
3. ترتيبات السفر الآمنة
   • كونكور هي الطريقة المفضلة للحجز:
     1. يمكن للمسافر الحجز ، أو ؛
     2. اطلب من منظم سفرك أن يحجز الرحلة
   • خيار للحجز مباشرة مع مزودي خدمات السفر
4. خيارات الدفع لتأمين ترتيبات السفر
   • بطاقة السفر الجامعي (مفضل):
     1. باسم الموظف
     2. جامعة مدفوعة
     3. العملية الأكثر كفاءة
   • من الجيب (الأقل تفضيلاً):
     1. لن يتم السداد إلا بعد حدوث السفر ومعالجة تقرير المصاريف في كونكور.

أثناء السفر

1. تأكد من أن أي مشتريات تمتثل لإرشادات السفر بالجامعة
2. احصل على إيصالات البائع للمصروفات التي تتطلب إيصالات
   • يجب أن يكون الإيصال مفصلاً
3. التقط صور الإيصال باستخدام تطبيق Concur لإنشاء بنود النفقات تلقائيًا في تقرير المصاريف ، أو استخدم كاميرا هاتفك لالتقاط إيصالات الوجبات الفردية التي سيتم إرسالها بشكل منفصل عن Concur.

بعد السفر

1. قم بإنشاء تقرير المصاريف إذا لم يتم إنشاؤه بالفعل قبل السفر أو أثناءه.
2. قم بتعيين حركات بطاقة السفر لتقرير المصاريف في غضون 30 يومًا من تاريخ نشر المعاملة. يمكن تعيين المعاملات قبل السفر (على سبيل المثال ، السفر بالطائرة ، التسجيل ، إيداع الفندق) ، أثناء السفر ، أو بعد السفر ، ولكن يجب تعيينها في تقرير المصروفات في موعد لا يتجاوز 60 يومًا من تاريخ آخر.
3. قم بإرسال تقرير المصاريف مع الإيصالات / الإثباتات المطلوبة في غضون 30 يومًا من تاريخ انتهاء السفر.
4. في موعد لا يتجاوز 90 يومًا - بعد 90 يومًا ، ستُعتبر نفقات السفر دخلاً خاضعًا للضريبة للموظف.

إيصالات البائع المفصلة مطلوبة في Concur لجميع نفقات السفر ، باستثناء مصاريف الوجبات الفردية. يجب الاحتفاظ بإيصالات الوجبات الفردية بشكل منفصل عن Concur وتقديمها إلى القسم ، إذا طلب ذلك.

في حالة عدم توفر إيصال المورد المفصل ، تظل جميع العناصر المطلوبة في إيصال معين ضرورية لتوثيق النفقات بشكل مناسب ، وفقًا لإرشادات ولاية تكساس ومصلحة الضرائب الأمريكية. يتوفر مستند بدلاً من نموذج الإيصال المفقود من Travel Services عند الطلب وسيعمل على توثيق النفقات بشكل مناسب. يتطلب هذا المستند الموافقة على التوقيع حتى مستوى نائب الرئيس.

إذا كان المسافر يجمع بين السفر الشخصي والسفر الرسمي للولاية ، فلا يُسمح للمسافر إلا بمبالغ السداد التي تندرج تحت الفصل 660 من Textravel من قانون حكومة تكساس. لا يمكن تعويض أو دفع وجبات الطعام أو الإقامة أو تأجير السيارات التي تم تكبدها في الأيام الشخصية. لا يمكن تعويض نفقات السفر للأزواج أو أفراد الأسرة أو دفعها على حسابات الجامعة ، ما لم يكن الزوج أو العائلة مسجلين في برنامج جامعي.

يتم سداد نفقات الوجبة والإقامة الليلية التي تم تكبدها أثناء السفر إلى نقطة العمل والإقامة فيها في اليوم السابق و / أو اليوم التالي لبدء / انتهاء العمل الرسمي في ولاية تكساس في نقطة العمل. لا يتم سداد نفقات الوجبة والإقامة التي تم تكبدها أثناء السفر إلى نقطة عمل والإقامة فيها لأكثر من يوم واحد قبل بدء الأعمال الرسمية للدولة في نقطة العمل ما لم يتم تكبد النفقات للتأهل للحصول على تذكرة سفر مخفضة أو السفر إلى نقطة العمل يتطلب بشكل معقول أكثر من يوم واحد والنفقات قابلة للاسترداد.

الموظف الحكومي الذي يستخدم سيارة مستأجرة لكل من الأعمال الشخصية والأعمال الحكومية الرسمية قد يتم تعويضه فقط عن جزء من رسوم الإيجار التي تُعزى إلى الأعمال الرسمية للدولة. لا يجوز تعويض موظف الدولة عن استئجار سيارة إذا كان الإيجار ضروريًا فقط لأن الموظف يجمع بين الأعمال الشخصية والأعمال الحكومية. إذا تم استئجار السيارة باستخدام بطاقة السفر الجامعية ، فيُسمح فقط لموظفي الجامعة بتشغيل تلك السيارة المستأجرة.

يجب عدم استخدام بطاقة السفر الجامعية لتمويل أي تكاليف متعلقة بالجزء الشخصي من الرحلة.

الرسوم الشخصية على بطاقات السفر غير مسموح بها ويجب عدم وضعها عمدًا على بطاقات السفر. يجب دفع المصاريف الشخصية من الجيب.

تتضمن أمثلة الرسوم غير المسموح بها / الشخصية ، على سبيل المثال لا الحصر -

• تجاوزات في أسعار الوجبات المسموح بها في وجهة السفر
• ضريبة إشغال الفنادق بالولاية أو ضريبة تأجير السيارات الحكومية التي لم يُقيدها البائع
• نفقات الترفيه ، بما في ذلك الأحداث / الجولات الاختيارية مقابل رسوم إضافية

في هذه الحالات ، بالإضافة إلى حالات أخرى ، سيحدد المسافرون أي رسوم شخصية على أنها "غير مسموح بها" في تقرير المصاريف. كان المقصود من مربع الاختيار "الشحن غير المسموح به" أن يتم استخدامه نادرًا ، وفقط عندما يكون حقًا غير مقصود أو لا مفر منه.

أي نفقات غير مسموح بها تستحق على الفور. يجب على حامل البطاقة تعويض الجامعة عند العودة من الرحلة أو فور علمه بالخطأ.  

تواصل معنا travel@tamuk.edu للحصول على المساعدة.

تعاقد نظام جامعة تكساس إيه آند إم مع كونكور لتزويد المسافرين بأفضل حل للسفر من البداية إلى النهاية. سيسمح حل "البرنامج كخدمة" للمؤسسات بحجز السفر وتتبع نفقات السفر بدءًا من الحجز وحتى السداد. لمعرفة المزيد عن كونكور ، انقر فوق هنا.

من المتطلبات أن تتم معالجة جميع نفقات السفر من خلال وحدة / عملية تقرير المصاريف في Concur. يُفضل أن تتم جميع حجوزات / حجوزات السفر في وحدة حجز السفر الخاصة بـ Concur ، ولكن هذا ليس مطلوبًا.

مخططو سفر الشركات هو وكيل السفر المفضل لدى Texas A & M's. يرجى ملاحظة أنه في حالة الحجز خارج Concur من خلال وكيل سفر آخر ، يجب أن تكون الخدمات المقدمة والأسعار مساوية لمزود الخدمة المتعاقد معنا أو أقل منه. تنطبق سياسة الاحتفاظ بالأموال ، كما هو مذكور في القسم العام ، أيضًا على رسوم وكيل السفر وستُعتبر نتيجة تدقيق على حسابات الدولة في حالة دفع أكثر من السعر المتعاقد عليه مع شركات تخطيط السفر (CTP).

معلومات الاتصال CTP

رقم الخدمة الكاملة المجاني - 866-901-3377 محلي - 210-524-3391

البريد الإلكتروني    TAMUtravel@ctp-travel.com

مكتب المساعدة عبر الإنترنت - 877-727-5188

الرقم المجاني للمجموعة / الدراسة بالخارج - 800-810-2695 بريد إلكتروني groups@ctptravelservices.com

ألعاب القوى الهاتف المجاني - 800-810-2695 بريد إلكتروني sportsics@ctptravelservices.com

 

يجب حساب جميع النفقات بشكل مناسب في غضون 90 يومًا أو سيتم الإبلاغ عن النفقات كدخل خاضع للضريبة للموظف وتعليق بطاقة السفر.

تم تنفيذ هذه السياسة لتلبية "الفترة الزمنية المعقولة" في خطة محاسبة IRS. لا يتم الإبلاغ عن المصروفات التي تقع ضمن خطة IRS الخاضعة للمساءلة كدخل خاضع للضريبة للموظف.

خطة المساءلة IRS

• يجب أن يكون للمصروفات علاقة عمل
• يجب تقديم هذه النفقات بشكل مناسب في غضون فترة زمنية معقولة
• يجب أن تعيد أي تعويضات أو تعويضات زائدة خلال فترة زمنية معقولة

السفر

تقديم تقرير المصاريف خلال 90 يومًا من تاريخ انتهاء السفر:

• أفضل الممارسات هي الإرسال في غضون 30 يومًا
• ينطبق على معاملات بطاقات السفر والجيب
• إذا لم يتم التقديم في غضون 90 يومًا من تاريخ انتهاء السفر:
  • تم تعليق بطاقة السفر على الفور حتى يتم تقديم تقرير المصاريف والموافقة عليه
  • تصبح المصروفات دخلًا خاضعًا للإبلاغ الضريبي للموظف ويجب إرفاق نموذج استقطاع ضريبي بتقرير المصروفات

حركات بطاقات السفر غير المعينة المعينة لتقرير المصاريف خلال 90 يومًا من تاريخ النشر:

• تاريخ انتهاء وثائق السفر ، والذي يسمح بتقادم / تتبع النفقات
• أفضل الممارسات هي تعيين المعاملات في غضون 30 يومًا
• بعد 60 يومًا تفقد حقوق النزاع مع البنك
• إذا لم يتم تعيينه خلال 90 يومًا من تاريخ النشر:
  • تم تعليق بطاقة السفر على الفور حتى يتم تعيين المعاملات لتقرير المصاريف ويمكن تقييم تاريخ انتهاء السفر.
  • إذا كان تاريخ انتهاء السفر أقل من 90 يومًا ، فستتم إزالة تعليق البطاقة.
  • إذا كان تاريخ انتهاء السفر أقدم من 90 يومًا ، فإن المصاريف تصبح دخلًا خاضعًا للإبلاغ الضريبي للموظف وستظل البطاقة معلقة حتى يتم تقديم تقرير المصروفات والموافقة عليه.

قاعدة الضربة الثالثة - للبطاقات الموقوفة للمرة الثالثة:

• سيتم تعليق بطاقة السفر لمدة عام واحد مع إرسال إشعار بتعليق البطاقة إلى المسافر ورئيس القسم والعميد المساعد والعميد / نائب الرئيس.
• لن يتم توفير أي سلف سفر للموظف خلال هذه الفترة الزمنية.