وسائل النقل
يجب على المسافرين المقارنة بين التسوق للحصول على خط سير رحلة الطيران الأكثر كفاءة (الوقت والتكلفة) الذي يخدم احتياجات سفرهم. ستؤثر المرونة في أوقات الوصول أو المغادرة على القدرة على تسعير أقل الأسعار المتاحة تكلفة. عادةً ما يؤدي حجز تذاكر الطيران مسبقًا بوقت طويل إلى انخفاض تكاليف السفر جواً.
يتم تشجيع المسافرين بشدة على استخدام بطاقة السفر الجامعية والحجز من خلال أداة الحجز Concur مع CTP.
في حالة استخدام أموال الدولة لشراء تذكرة سفر ، يجب استخدام بطاقة السفر الجامعية. أيضًا ، يجب شراء تذكرة الطيران بموجب عقد شركة الخطوط الجوية STMP أو يجب توثيق استثناء صالح. سيؤدي استخدام Concur / CTP للحجز إلى توثيق أي استثناءات تلقائيًا. في حالة الحجز خارج Concur ، يجب توثيق الاستثناء يدويًا.
يمكن للمسافرين المطالبة بتكلفة أول حقيبة مسجلة لهم كمصاريف تجارية. ستتطلب الحقائب الإضافية التي تم فحصها تبريرًا تجاريًا في حقل التعليق ضمن المصاريف في Concur.
متطلبات الاستلام
مطلوب إيصال من البائع يتضمن ما يلي: اسم الموظف ، واسم شركة الطيران ، ورقم التذكرة ، وفئة النقل ، ومقدار تذكرة السفر ، والمنشأ ، والوجهة ، وتواريخ كل رحلة وإثبات الدفع.
متطلبات الاستلام
يجب إرفاق إيصال البائع بتقرير المصاريف ويجب أن يُظهر: تفصيل جميع الرسوم وتواريخ بدء الإيجار وانتهائه واسم المستأجر وإثبات الدفع.
بائعو العقود
يجب على المسافرين الشراء بموجب عقد كلما أمكن ذلك. عادة ما تكون معدلات العقد أقل بكثير من أسعار السوق وتشمل معدلات العقد التغطية المطلوبة. في الإيجارات المحلية ، تشمل عقود التأجير السيارات CDW / LDW والتأمين ضد المسؤولية ، لذلك لا توجد تغطية إضافية ضرورية عند استلام السيارة ، لذا يرجى رفض أي تغطية إضافية معروضة. لا تمتد العقود إلى دول أجنبية ، لذا عند الاستئجار في بلد أجنبي ، يعتبر إيجارًا خارج العقد ويجب قبول التغطية التأمينية.
في حالة استخدام أموال الدولة ، يجب أن يتم شراء السيارة المستأجرة باستخدام STMP - يجب توثيق عقد تأجير السيارة أو استثناء صالح وإرفاقه بتقرير المصاريف.
يشمل العقد الحكومي ما يلي:
مركبة بالحجم الكامل - أي حجم أكبر يتطلب سببًا مكتوبًا مرفقًا بتقرير المصاريف.
التنازل عن أضرار الخسارة (LDW) الذي يغطي أي ضرر للمركبة. يتم تضمين هذا تلقائيًا في عقود الإيجار ، لذا ارفض هذا الخيار إذا تم عرضه.
أميال غير محدودة على معظم الإيجارات باستثناء المركبات المتخصصة.
تأمين المسؤولية الأولية بمبلغ 350,000 دولار أمريكي والذي يغطي الأشخاص والممتلكات خارج السيارة المستأجرة.
وكالات الدولة معفاة من ضريبة تأجير السيارات. عند استئجار سيارة في ولاية تكساس ، اعرض ملف شهادة إعفاء من تأجير المركبات للبائع عند استلام السيارة.
البائعون المتعاقدون في ولاية تكساس
أفيس 1-800-331-1212
Avis و Budget Rent-A-Car شريكان. أسعار عقود Avis متوفرة أيضًا مع Budget.
Enterprise 1-800-398-5080 (مكتب Kingsville - 592.7626)
المؤسسة والوطنية شركاء. أسعار عقود الشركات متاحة أيضًا مع National.
الباعة غير المتعاقدين
الأسعار عادة أكثر من الأسعار المتعاقد عليها ولا تشمل التغطية المناسبة. إذا كان يجب طلب شراء سيارة للإيجار بدون عقد CDW / LDW وتأمين المسؤولية التكميلية عند استلام السيارة.
وكالات الدولة معفاة من ضريبة تأجير السيارات. عند استئجار سيارة في ولاية تكساس ، اعرض ملف شهادة إعفاء من تأجير المركبات للبائع عند استلام السيارة.
مقارنة أسعار تأجير السيارات
لا تتضمن أسعار البائعين غير المتعاقدين التغطية المناسبة ، لذلك لمقارنة معدل العقد المدرج مقابل السعر غير المتعاقد ، اتصل بالمورد غير المتعاقد واطلب السعر اليومي لـ LDW / CDW وتأمين المسؤولية التكميلية (SLI). إذا كان السعر المدرج من البائع غير المتعاقد لسبب ما أقل من السعر المدرج لمورد العقد ، عند إضافة السعر اليومي لـ LDW / CDW و SLI إلى المعدل غير المتعاقد عليه ، فمن المرجح أن يكون أكثر بكثير من السعر المتعاقد عليه.
مشتريات الوقود
يُسمح بشراء الوقود للمركبات المستأجرة على بطاقة السفر الجامعية.
يجوز استخدام خيار الوقود المدفوع مسبقًا في شركة تأجير سيارات ، مع ملاحظة توفير التكاليف للجامعة من خلال مقارنة سعر الجالون في بائع تجزئة محلي بالسعر المدفوع مسبقًا للغالون الواحد. إذا لم يكن هناك مدخرات في التكلفة ، فسيتم رفض المصاريف ويجب ردها إلى الجامعة.
تكلفة / رسوم إعادة التزود بالوقود (أي تكاليف وقود يتم تكبدها بعد تسليم السيارة) ليست نفقات مسموح بها ويجب أن يسددها الموظف للجامعة.
قاعدة أربعة لكل سيارة
عندما يسافر الموظفون في نفس التواريخ مع نفس خط سير الرحلة ، يجب عليهم تنسيق السفر. عندما يسافر أربعة موظفين أو أقل على نفس خط سير الرحلة ، سيتم دفع سيارة إيجار واحدة فقط ، أو ؛ يجوز لموظف واحد فقط المطالبة بسداد الأميال الشخصية ، إذا تم استخدام سيارة شخصية. لا تُعد تغييرات خط سير الرحلة الشخصية استثناءً صالحًا ، فقط الاختلافات في مسار رحلة العمل تسمح باستثناء من القاعدة.
مقارنة تأجير السيارات مقابل سداد الأميال
مطلوب في السفر الممول من الدولة فقط. يجب على المرء أن يحسب وسيلة النقل الأكثر فعالية من حيث التكلفة وأن يستخدم هذا النقل ، أو أن السداد سيقتصر على الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة. تأجير السيارات مقابل حاسبة سداد الأميال هي أداة إلكترونية تقوم بمقارنة التكلفة بين الإيجار والمسافة المقطوعة. بعد الانتهاء ، احفظ النموذج وأرفقه بتقرير المصاريف لتوثيق المبلغ المطلوب للسداد.
معدلات سداد الأميال
اعتبارًا من 1 يناير 2024 وحتى 31 ديسمبر 2024، يبلغ الحد الأقصى لمعدل تعويض الأميال 67 دولارًا أمريكيًا لكل ميل، من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية. تم تحديث Concur ليعكس هذا السعر الجديد لعام 2024. المعدل القابل للسداد هو السعر الساري في وقت السفر. يتم تحديد الحد الأقصى لمعدلات سداد الأميال من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية ويتم إدراجها على الموقع الإلكتروني لمكتب مراقب ولاية تكساس. يستخدم TAMUK Concur مع GoogleMaps المضمن لحساب المسافة المقطوعة. GoogleMaps هي حاسبة الأميال المفضلة. أفضل الممارسات - استخدم خرائط Google المضمنة في Concur باعتبارها حاسبة الأميال في تقرير النفقات الخاص بك.
في الدولة الأميال
يمكن تعويض الأميال في أي وقت يتم فيه استخدام سيارة مملوكة شخصيًا للأعمال الرسمية للدولة ؛ ومع ذلك ، فإن الأميال المقطوعة من المنزل إلى المقر لا تُسترد تحت أي ظرف من الظروف. GoogleMaps هي آلة حاسبة الأميال المفضلة. أفضل الممارسات - استخدم خرائط Google المضمنة في Concur باعتبارها حاسبة الأميال في تقرير النفقات الخاص بك.
يجب تقديم تفاصيل المسافة المقطوعة بالأميال من نقطة إلى نقطة / عنوان إلى عنوان كوثائق باستخدام إما قراءات عداد المسافات أو خدمات رسم الخرائط عبر الإنترنت الموضحة أعلاه.
يستخدم Concur حاسبة الأميال المضمنة (خرائط Google) والأسعار المنشورة لحساب الأميال المقطوعة وتوثيقها تلقائيًا. الطريقة المفضلة هي أن يستخدم المسافر أو المندوب حاسبة الأميال المقطوعة Concur لتوثيق وحساب الأميال.
المسافة المقطوعة خارج الدولة
عند المطالبة بالأميال للسفر خارج ولاية تكساس ، سيقتصر سداد الأميال على أقل سعر متاح للسفر جواً لخط سير رحلة العمل هذا. يجب إرفاق مقارنة التكلفة بتقرير المصاريف لأي أميال شخصية يتم المطالبة بها للسفر خارج الولاية. يجب أن تحتوي مقارنة التكلفة على وثائق (طباعة الشاشة ، وعروض الأسعار ، وما إلى ذلك) لتكاليف السفر جواً لمسار رحلة العمل هذه. عند حساب الأميال ، سيقتصر ذلك على تكلفة أدنى سعر متاح للسفر جوا موثقا. لا يزال يتعين حساب الأميال ، وإذا كانت أقل من تكلفة السفر ، فلا يجوز المطالبة إلا بالمبلغ المحسوب. اتبع القواعد الموجودة ضمن المسافة المقطوعة داخل الدولة لحساب الأميال وتوثيقها.
قاعدة أربعة لكل سيارة
عندما يسافر الموظفون في نفس التواريخ مع نفس خط سير الرحلة ، يجب عليهم تنسيق السفر. عندما يسافر أربعة موظفين أو أقل على نفس خط سير الرحلة ، سيتم دفع سيارة إيجار واحدة فقط ، أو ؛ يجوز لموظف واحد فقط المطالبة بسداد الأميال الشخصية ، إذا تم استخدام سيارة شخصية. لا تُعد تغييرات خط سير الرحلة الشخصية استثناءً صالحًا ، فقط الاختلافات في مسار رحلة العمل تسمح باستثناء من القاعدة.
مقارنة تأجير السيارات مقابل سداد الأميال
مطلوب في السفر الممول من الدولة فقط - أفضل الممارسات لجميع مصادر التمويل. يجب على المرء أن يحسب وسيلة النقل الأكثر فعالية من حيث التكلفة وأن يستخدم ذلك النقل ، أو أن السداد سيقتصر على الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة. تأجير السيارات مقابل حاسبة سداد الأميال هي أداة إلكترونية تقوم بمقارنة التكلفة بين الإيجار أو الأميال. بعد الانتهاء ، احفظ المستند وأرفقه بتقرير المصروفات لإظهار المبلغ المطلوب للسداد.
الوقود / البنزين هو ليس نفقة مسموح بها لسيارة شخصية.
استخدم بطاقة السفر لشراء الوقود للسيارات المستأجرة. أعد السيارة المستأجرة بنفس مستوى الوقود / الغاز الذي كانت عليه وقت الاستلام. تكلفة / رسوم إعادة التزود بالوقود ، ليست مصاريف مسموح بها ويجب سدادها للجامعة.
إيصال البائع مطلوب ويجب أن يقدم تاريخ الشراء وقيمته.
إيصال البائع مطلوب ويجب أن يقدم الوجهة والغرض والمبلغ وتاريخ تكلفة الرسوم لتلك الوجهة.
إذا تم فرض رسوم على سيارة مستأجرة ، فاستخدم إدارة رسوم الطرق السريعة رابط لتحميل الإيصال.
إيصالات البائع مطلوبة لجميع الأوضاع.
لا يُسمح عمومًا بالخدمات بسائق أو سيارات الليموزين أو وسائل النقل الباهظة الأخرى وستتطلب غرضًا تجاريًا صالحًا لتوثيق سبب كون استخدام هذا النوع من الخدمة أكثر كفاءة مقابل وسائل النقل الأخرى.
مخططو سفر الشركات هو وكيل السفر المفضل لدى تاموك. يرجى ملاحظة أنه في حالة الحجز خارج Concur من خلال وكيل سفر ، فإن الخدمات المقدمة والأسعار يجب أن تكون مساوية لمزود الخدمة المتعاقد معنا أو أقل منه. تنطبق سياسة الاحتفاظ بالأموال ، كما هو مذكور في القسم العام ، أيضًا على رسوم وكيل السفر وستُعتبر نتيجة تدقيق على حسابات الدولة إذا دفعت أكثر من السعر المتعاقد عليه مع منظمي سفر الشركات.
معلومات الاتصال الخاصة بمخططي سفر الشركات (CTP)
خدمة CTP الكاملة
اتصال مجاني - 866-901-3377
محلي - 210-524-4331
البريد الإلكتروني - TAMUtravel@ctp-travel.com
مكتب المساعدة عبر الإنترنت - 877-727-5188
مكتب المجموعة / الدراسة بالخارج - اتصال مجاني: (800) 810-2695
ألعاب القوى - اتصال مجاني: (800) 810-2695
sportsics@ctptravelservices.com
ضع في اعتبارك أن كل مكالمة إلى برنامج التحويلات النقدية ستؤدي إلى فرض رسوم على طريقة الدفع الخاصة بك - انظر قائمة الأسعار المرفقة. اتصل بهم إذا احتجت إلى ذلك ، ومع ذلك ، يجب حجز معظم رحلات السفر من خلال أداة الحجز Concur.
إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى الاتصال travel@tamuk.edu!