قسم المالية

المشتريات

إدارة العقود


تخضع جامعة Texas A&M University-Kingsville لسياسة نظام TAMU وقوانين ولاية تكساس. تقع على عاتق المشتريات مسؤولية ضمان امتثال الجامعة لسياسات نظام TAMU المعمول بها. تمت الموافقة على سياسة نظام TAMU من قبل مجلس حكام نظام جامعة تكساس إيه آند إم ، الذين يخضعون لمشرعي ولاية تكساس والحاكم. تكمل سياسة نظام TAMU كود حكومة تكساس.

دليل إدارة العقود

أنشأ مكتب نظام جامعة تكساس إيه آند إم دليل إدارة العقود لوضع سياسات وممارسات تعاقدية متسقة يجب اتباعها من قبل جميع أعضاء النظام. الغرض من دليل إدارة العقود (CMH) هو تقديم توصيات مديري العقود لأعضاء النظام بشأن تحسين عمليات وممارسات إدارة العقود الحالية.

مساءلة المشتريات وإجراءات تحليل المخاطر

تشير طلب العقد يجب إكمالها وتقديمها بشكل صحيح، والموافقة عليها من قبل الإدارة ومن ثم معالجتها من قبل إدارة العقود للمراجعة والموافقة. لا توقع على العقد الفعلي.

قبل تقديم العقد وطلب العقد إلى إدارة العقود، يرجى مراجعة الأسئلة التالية:

  • هل تمت مراجعة العقد من قبل الدائرة للتأكد من أن شروط العقد تتوافق مع موافقة الدائرة؟
  • هل جميع البنود المشار إليها في العقد (مثل المستندات والمرفقات) متضمنة في العقد الذي على وشك تقديمه للمراجعة؟
  • هل معلومات الاتصال الخاصة بالطرف الثاني/ البائع مضمنة في العقد الذي يتم تقديمه إلى قسم إدارة العقود؟

إذا كانت عملية الشراء ستعتبر عملية شراء غير مفوضة، فيجب إرفاق العقد بالطلب لتتم مراجعته بواسطة خدمات المشتريات بدلاً من استخدام طلب العقد. ستعمل خدمات المشتريات مع البائع وإدارة العقود لتنفيذ العقد. إذا كانت عملية الشراء ستتطلب طلبًا (غير مفوض)، فيجب معالجته كطلب من خلال خدمات المشتريات.

للمساعدة في تبسيط العديد من العمليات التجارية بالجامعة والمساعدة في تحديد العملية التي يجب استخدامها لشراء السلع/الخدمات ودفع تلك الفواتير، فيما يلي بعض الإرشادات المفيدة حول ما إذا كان يجب استخدام طلب العقد أو الطلب عند تقديم عملية الشراء الخاصة بك للموافقة عليها.

  • تقديم طلب إذا تجاوزت عملية الشراء 10,000 دولار أو إذا كانت برمجيات (بغض النظر عن قيمتها). 
  • أرسل طلبًا بغض النظر عن القيمة بالدولار إذا كانت الأموال مثقلة.
  • قم بتقديم طلب عقد وطلب إذا كان الشراء عبارة عن خدمة و/أو له شروط وأحكام، ويجب أن تكون الأموال مرهونة.
  • أرسل طلب عقد لاتفاقيات مدرة للدخل أو غير نقدية، أو اتفاقيات خدمة غير مرتبطة باتفاقية رئيسية حاليًا، أو إذا كان البائع يتطلب توقيع الشروط والأحكام من قبل TAMUK.

للمساعدة في تسريع عملية الدفع، فإننا نشجع استخدام طلب الشراء عندما تدفع الجامعة لمورد خارجي. ولا يضمن ذلك التوجيه والموافقة المناسبين فحسب، بل يقلل من فرصة دفع فائدة الدفع الفوري إذا كانت الفاتورة تطابق الطلب.

يرجى التخطيط للعقد بمجرد معرفة أن الخدمة مطلوبة لحدث ما، وهذا يتجنب التأخير في الدفع. 

الاستثناءات لمراجعة إدارة العقود

ملحق استخدام المنشأة

لا ينبغي توجيه الاتفاقيات التي أبرمتها أقسام جامعة تكساس إي أند إم لحجز مرافق الفنادق و/أو المؤتمرات، والتي تم شراؤها وفقًا لإجراءات الشراء بالجامعة، من خلال قسم إدارة العقود، أو مراجعتها من قبل مكتب المستشار العام، طالما يوقع قسم Texas A&M والمنشأة على ملحق استخدام المرافق القياسي، على النحو المنصوص عليه من قبل قسم إدارة العقود، بالتزامن مع الاتفاقية القياسية للمنشأة. في حالة اعتراض المنشأة على استخدام ملحق استخدام المنشأة، يجب بعد ذلك إرسال اتفاقية المنشأة إلى قسم إدارة العقود للمراجعة.

استثناءات أخرى

يجوز لنائب الرئيس للشؤون المالية وخدمات الأعمال أو من ينوب عنه التنازل عن شرط العقد المكتوب.

يرجى اختيار النموذج المناسب بناءً على الحالة:

  1. المشاريع أو الأنشطة التي تهدد الحياة:
    استخدم هذا النموذج عندما يشارك فرد أو منظمة في مشروع أو نشاط ينطوي على مخاطر كبيرة على الحياة، مثل الخطر المادي، أو المواد الخطرة، أو البناء عالي المخاطر.
    الحفاظ على سلامة الجسم

  2. زوار الأعمال الصغيرة:
    استخدم هذا النموذج عندما تقوم الشركات الصغيرة المحلية بزيارة الحرم الجامعي للقيام بأنشطة روتينية غير خطرة، مثل توصيل البضائع أو تقديم الخدمات.
    نموذج بسيط لعدم الإضرار

هام:

يجب تأكيد جميع عمليات التحقق من التأمين لدى قسم إدارة المخاطر في TAMUK لضمان تضمين شهادة التأمين المناسبة (COI) بناءً على مستوى المخاطر في المشروع. قم بزيارة موقعهم الإلكتروني لمزيد من المعلومات: قسم إدارة المخاطر في جامعة تكساس.

 

يرجى الاتصال بقسم خدمات المشتريات لجميع الأسئلة أو المخاوف المتعلقة بالعقد. بريد إلكتروني: Contracts@tamuk.edu