ستة أسئلة يجب طرحها قبل الموافقة على معاملة شراء:

• هل يتماشى الشراء مع مهمة TAMUK؟
  كيف يدعم الشراء إحدى المهام الأساسية للجامعة (التدريس أو البحث أو الخدمة العامة أو خدمات الطلاب)؟ إذا كان الغرض من الشراء غير واضح، فاطلب من مقدم الطلب مزيدًا من التفاصيل قبل المتابعة.

• هل هناك خيارات أكثر استدامة أو فعالية من حيث التكلفة؟
  فكر فيما إذا كانت العناصر الموجودة داخل القسم قد تلبي الاحتياجات. تحقق أيضًا مما إذا كانت العناصر الفائضة متاحة من خلال برنامج TAMUK Surplus، والذي قد يوفر بديلاً مناسبًا.

• هل يتم استخدام مصادر التمويل الصحيحة؟
  تأكد من أن الأموال مناسبة لنوع الشراء. كن على دراية بأي قيود على الأموال، مثل المنح أو الحسابات المخصصة، والتي قد تسمح فقط بأنواع معينة من النفقات.

• هل تم تحديد موقع التسليم المناسب؟
  بالنسبة لجميع عمليات التسليم في الموقع، تأكد من تضمين المعلومات التالية بشكل صحيح لضمان استلام البضائع في الوقت المناسب:

  انتباه: "اسم الموظف"
  "اسم مبنى القسم"
  "رقم الغرفة"
  ج/و الاستقبال المركزي
  1255 شارع ريتاما
  كينجسفيل ، تكساس 78363
  الولايات المتحدة

• هل الطلب صالح ومناسب لصاحب الطلب؟
  تأكد من أن مقدم الطلب لديه السلطة والفهم اللازمين لإتمام عملية الشراء. تأكد من عدم وجود تضارب محتمل في المصالح فيما يتعلق بمشاركة مقدم الطلب.

• هل تشتري سلعًا بقيمة 10,000 دولار أو أكثر؟
  بالنسبة للمشتريات التي تبلغ قيمتها 10,000 دولار أو أكثر، يلزم تقديمها كطلب للحصول على الموافقة. كما يلزم تقديم البرامج، ومخزون الأصول، والخدمات، وخدمات الطباعة، وعناصر التسويق/الترويج، والمعدات كطلب للحصول على موافقة متخصصة (بغض النظر عن التكلفة). 

• هل تتضمن عملية الشراء عقودًا أو خدمات أو شروطًا وأحكامًا؟
  يجب تقديم جميع المشتريات التي تتضمن عقودًا أو خدمات أو أي شروط وأحكام من خلال JavelinaBuy كطلب. يجب أن تكون العقود أبدا يجب أن يوقع على العقود والاتفاقيات أي شخص بخلاف الأعضاء المفوضين داخل جامعة تكساس في المملكة المتحدة. بالإضافة إلى ذلك، يجب مراجعة جميع العقود والاتفاقيات والموافقة عليها من قبل خدمات المشتريات قبل اتخاذ أي إجراء لضمان الامتثال لسياسات الجامعة والدولة.